Chi non ha mai partecipato ad un evento? Sì, proprio quel contatto diretto con il mondo che ci spinge a vestirci in un certo modo, a parlare in un certo modo e a mangiare in un certo modo. Il pubblico può essere vario, da semplici spettatori a consumatori diretti, ma l'importante è trasmettere, in modo innovativo, il significato e la rilevanza di un brand o un certo soggetto.

 

Il mondo è bello perché è vario!

Un evento può riguardare qualsiasi ambito, da quello culturale a quello commerciale, da quello prettamente celebrativo a quello relazionale. Il pranzo di lavoro per pochi e fortunati eletti ne è un esempio, così come le conferenze TED. Chiunque può organizzare un “incontro tra persone”, ma ciò diventa tanto più complesso quanto più è rilevante l’obiettivo che si vuole raggiungere. Mai perdere di vista il pubblico di riferimento, identificarlo immediatamente permetterà di aumentare le capacità di coinvolgere, perché sappiamo a chi ci stiamo riferendo e soprattutto cosa cerca/desidera. Il concept dell’evento è uno step che non deve mancare, l’idea è quindi l’elemento chiave alla base della progettazione: delineare quali sono le componenti fondamentali che portino alla realizzazione dell’evento. Si tratta di un progetto comunicativo dove bisogna tener conto del linguaggio utilizzato, di come si trasmettono i messaggi che variano a seconda della tipologia di evento da organizzare.

A questo concetto seguono altri fattori da non sottovalutare: la location, il budget, la pianificazione logistica e infine gli aspetti tecnici e produttivi. Il problema del “dove organizzare” è davvero comune, scegliere l’ambiente e come allestirlo deve permettere agli interessati di conciliare due obiettivi importanti: la coerenza dell’ambiente scelto rispetto a ciò che vuole trasmettere – in senso stretto, strettissimo – l’avvenimento in questione e definire il budget massimo oltre il quale non ci si può spingere. Cosa buona e giusta sarebbe analizzare le risorse già disponibili, – risparmiare quando possibile, non fa male! – quelle da acquistare, – perché c’è sempre qualcosa che manca – e il tempo di realizzazione: mai sottovalutare gli imprevisti, accade sempre qualcosa che stravolge i nostri piani (malefici e non).

Si parla ancora di marketing? Sì, la risposta è ancora sì!

Organizzare un evento rappresenta uno strumento di marketing e di comunicazione, sia interna che esterna, a disposizione delle aziende (di qualsiasi dimensione). Si tratta di “momenti” promozionali che permettono di comunicare al pubblico – si tratta di pubblico interno, la propria rete di vendita, di clienti attuali e potenziali – del lancio di un certo prodotto, di una conferenza stampa e tanto altro. Attraverso l’informazione è possibile raggiungere questo pubblico così ampio, in modo tale da generare una copertura mediatica tale da conquistare sempre più consumatori.

Ogni occasione è buona per farsi pubblicità… Marketing, marketing ovunque!

 

Gli eventi sono tutti uguali? Un po’ di terminologia

Ovviamente no, è possibile spaziare e organizzare eventi unici e rari oppure mantenersi sul classico con le “convention”. Ci sono eventi che hanno lo scopo di coinvolgere il personale di un’azienda per far sì che ci sia ampia diffusione di un progetto, del processo, degli obiettivi e delle strategie da attuare, in modo tale da rendere partecipi tutti gli interessati. Ci sono quelli rivolti esclusivamente ai propri partner commerciali, perché aumentare il business va sempre bene; del resto trasmettere un’immagine di sé positiva, forte, solida e valida è un’arma vincente per tenersi stretti gli amici e ancor di più i nemici. Come tralasciare poi i consumatori! Certi eventi servono solo ed esclusivamente per fidelizzare il mercato, conquistare nuovi utenti e condividere con gli altri i propri valori al fine di costruire relazioni durature e stabili. Altri ancora servono esclusivamente al fantastico mondo dell’“apparire”, qualcosa di celebrativo, spettacolare che crei engagement, ma soprattutto che spinga alla creazione di tendenze (dalle culinarie a quelle di moda). Ci sono ancora gli eventi istituzionali e/o a carattere governativo che vogliono celebrare ricorrenze specifiche, ma anche eventi politici e/o sociali, aggregati di masse, attraverso i quali si vuole diffondere un certo valore e/o promuovere le proprie idee. The last but not the least gli eventi a carattere musicale o quelli sportivi che spingono grandi gruppi di persone, accomunate da una stessa passione, a vivere insieme grandi emozioni. 

Ecco una lista che può chiarire le diverse tipologie di eventi:

  • Conferenze, conferenze stampa e convegni;
  • Press tour e press lunch;
  • Seminari;
  • Tavole rotonde;
  • Convention (dipendenti, distributori, rappresentanti eccetera);
  • Family day;
  • Inaugurazioni, prime, premiazioni;
  • Comizi e meeting politici;
  • Incontri tra personaggi politici (esempio: capi di Stato);
  • Fiere, mostre;
  • Eventi di marketing non convenzionale (flash mob, guerrilla ecc.).

 

Rumour has it

E tutto questo cosa c’entra con la comunicazione? C’è uno step importante che precede ogni evento, ed è proprio quello della diffusione delle informazioni. Com’è possibile raggiungere il maggior numero di persone - che potrebbero essere interessate al nostro evento - e fare in modo che queste partecipino per davvero? (e magari diffondano la voce portando con sé amici, parenti, fidanzati?).

Attraverso i social network tutto questo è possibile ed incredibilmente facile perché se un evento diventa social potrebbe evolvere in virale e in questo caso allora le probabilità di “riempire la sala” saranno molto alte. Se tutti i punti precedentemente trattati ci sono e l’evento viene “raccontato” nel modo giusto - aggiungendo un pizzico di curiosità che può spingere un estraneo all’argomento ad avvicinarsi - coloro che sono davvero interessati, saranno raggiunti e coinvolti.

Superman o organizzatore di eventi?

Sicuramente chi si occupa di queste cose ha molte frecce nel suo arco. Nella pratica? Analizza quelli che sono i bisogni espressi o inespressi definendo con la committenza il concept dell’evento. L’event planner analizza la fattibilità di un progetto affinché possa riuscire al meglio, organizza e gestisce l’allestimento, progetta e realizza la comunicazione e il marketing ad esso legati e, infine rendiconta, monitora e valuta l’evento, così da capire com’è andata davvero. Insomma un superman ben formato, ma anche di carattere! Ancora una volta la comunicazione è la chiave di tutto!

Le relazioni interpersonali sono importanti e sapersi relazionare con tutti, in ogni situazione, ti permette di acquisire quella flessibilità necessaria. Perché un evento non è mai qualcosa di statico, tutto potrebbe cambiare (proprio quando inizi a rilassarti) ed essere pronti al problem solving (super veloce) è una qualità imprescindibile. Ansiosi no, ma maniacali sì! Perché è importante avere tutto sotto controllo, mai perdere di vista dei dettagli importanti (i piccoli problemi spesso diventano baratri bui dai quali non si può uscire… panico!), solo così è possibile gestire il proprio staff in maniera impeccabile.

Il “cambio d’abito” deve essere veloce, ogni evento ha la sua particolarità e richiede un certo tipo di situazioni, essere versatili e pensare fuori dagli schemi può aiutare. In queste occasioni è sempre un bene scatenare la propria creatività (ma senza esagerare!).

Laddove l’ubiquità non può essere utilizzata (il superman in questione può “soltanto” volare), un super potere che non può mancare è quello del “multitasking”. Fare tante cose contemporaneamente - ma sempre con criterio - e creare una scala di priorità, permette di ottimizzare il tempo, soprattutto il proprio.

Passione e leadership vanno a braccetto: l’entusiasmo è il pane quotidiano e saper condurre un team di persone, può portare al raggiungimento del proprio obiettivo e quindi al successo dell’evento.

Tutto questo è reso più “semplice” dalla tecnologia, grazie a questa, oggi, il dono dell’ubiquità non è più soltanto un miraggio. Per questo motivo l’organizzatore di eventi deve essere sempre aggiornato e… Pronto a tutto.